Kostenloses Muster: Ordentliche Kündigung durch den/die ArbeitgeberIn
PDF-Vorschau Muster/Vorlage herunterladenUm ein Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin zu beenden, steht hierfür das Mittel der Kündigung zur Verfügung. Vorteil einer Kündigung ist, dass diese durch entsprechende Erklärung einer Vertragspartei das Arbeitsverhältnis beendet, ohne dass es der Zustimmung durch die andere Partei bedarf. Man unterscheidet zwischen Formen der außerordentlichen (i.d.R. fristlosen) und der ordentlichen (fristgerechten) Kündigung. Das Muster beinhaltet eine ordentliche Kündigung.
Eine (ordentliche) Kündigung ist jedoch nur zulässig, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. Durch gute Vorbereitung und fachkundige Beratung vermeiden Sie typische und mitunter kostspielige Fehler. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Fallstricken, die für Sie als ArbeitgeberIn in der Praxis bei Ausspruch einer Kündigung relevant werden könnten.
Fehler #1 – Fehlender oder unzulässiger Kündigungsgrund
Fehler #2 – Unverhältnismäßigkeit der Kündigung
Fehler #3 – Nichtbeachtung des besonderen Kündigungsschutzes
a) Ausschluss der ordentlichen Kündigung
b) Notwenigkeit der vorherigen behördlichen Zustimmung
Fehler #4 – Fehlende Betriebsratsanhörung
Fehler #5 – Fehlerhafte Form der Kündigung
Fehler #6 – Kein Zugang der Kündigung
Fehler #7 – Zu kurze Kündigungsfrist
Fehler #1 – Fehlender oder unzulässiger Kündigungsgrund
Ein Arbeitsverhältnis sollte nicht voreilig, ohne einen anerkannten Grund, gekündigt werden:
Sofern das Kündigungsschutzgesetz („KSchG“) Anwendung findet, benötigt der/die ArbeitgeberIn für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen sachlichen Kündigungsgrund. Das KSchG nennt drei mögliche Kündigungsgründe, die dabei in Betracht kommen können: personenbedingte, verhaltensbedingte oder betriebsbedingte Gründe. Andere Gründe sieht das Gesetz nicht vor.
Sollte keiner der benannten Kündigungsgründe vorliegen und wird die geplante Kündigung dennoch ausgesprochen, ist die Kündigung grundsätzlich unwirksam. Der/die ArbeitnehmerIn kann dann im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses die Unwirksamkeit der Kündigung vom Arbeitsgericht feststellen lassen. Die Folge wäre, dass das Arbeitsverhältnis fortbesteht, da dieses durch die (unwirksame) Kündigung nicht beendet wurde. Hier können also voreilige Entscheidungen zu unnötigen Verzögerungen der geplanten Personalmaßnahme und kostenintensiven Verfahren führen. Daher sollte grundsätzlich vor Ausspruch einer Kündigung am konkreten Einzelfall geprüft werden, ob einer der gesetzlichen Kündigungsgründe gegeben ist.
Für eine (ordentliche) Kündigung innerhalb der Probezeit bzw. in einem sog. Kleinbetrieb ist ein solcher Kündigungsgrund nicht erforderlich, da auf diese Fälle das KSchG keine Anwendung findet. Allerdings darf die Kündigung auch in diesen Fällen weder willkürlich noch sitten- oder treuwidrig sein. Auch dies sollte vor Ausspruch einer Kündigung hinreichend gewürdigt werden.
Fehler #2 – Unverhältnismäßigkeit der Kündigung
Selbst wenn ein sachgerechter Kündigungsgrund vorliegt, sollte der/die ArbeitgeberIn nicht einfach kündigen und Tatsachen schaffen. Die Kündigung muss immer auch verhältnismäßig sein. Eine Kündigung darf stets nur das letzte mögliche Mittel (ultima-ratio) sein. Mildere Mittel zur Vermeidung einer ordentlichen Kündigung müssen daher von ArbeitgeberInnen ernsthaft in Betracht gezogen werden. Als milderes Mittel kommt zum Beispiel eine Abmahnung des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin in Frage oder auch eine Versetzung sowie der Ausspruch einer Änderungskündigung. Kostspielige Fehler entstehen auch hier häufig durch vorschnelle Entscheidungen. Daher sollte auf Arbeitgeberseite stets vor Ausspruch der Beendigungskündigung geprüft werden, ob diese durch eine mildere Maßnahme vermeidbar wäre.
Fehler #3 – Nichtbeachtung des besonderen Kündigungsschutzes
Bestimmte ArbeitnehmerInnen genießen einen sog. Sonderkündigungsschutz, der über den allgemeinen Kündigungsschutz hinausgeht. Der besondere Kündigungsschutz trägt dem Umstand Rechnung, dass bestimmte Gruppen von ArbeitnehmerInnen in besonderem Maße schutzwürdig sind, etwa weil sie – aufgrund personenbezogener Umstände oder aufgrund der Wahrnehmung eines bestimmten Amtes – vergleichsweise stark von Kündigungen bedroht sind (bspw. Schwerbehinderte, Schwangere, Betriebsratsmitglieder).
Bei ArbeitnehmerInnen mit besonderem Kündigungsschutz sind die folgenden Grundsätze zwingend zu beachten:
a) Ausschluss der ordentlichen Kündigung
Für bestimmte ArbeitnehmerInnen ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen und dem/der ArbeitgeberIn steht nur das Mittel der außerordentlichen Kündigung zur Verfügung. Dies betrifft die nachfolgenden Arbeitnehmergruppen:
- ArbeitnehmerInnen, für die ein entsprechender betrieblicher oder tarifvertraglicher Sonderkündigungsschutz besteht
- Betriebsratsmitglieder (auch Wahlbewerber oder Wahlvorstand)
- Unternehmensbeauftrage mit besonderen Aufgaben (u.a. Datenschutzbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung, Abfallbeauftragte, Immissionsschutzbeauftragte, Gewässerschutzbeauftragte)
- Auszubildenden nach der Probezeit.
b) Notwenigkeit der vorherigen behördlichen Zustimmung
Eine ordentliche Kündigung ist bei den folgenden Arbeitnehmergruppen zwar möglich, jedoch ist vor Ausspruch der Kündigung eine behördliche Erlaubnis einzuholen (Zustimmung des Integrationsamtes oder Zulassungserklärung der zuständigen Behörde):
- Schwangere und Mütter bis zu vier Monate nach der Geburt
Die Kündigung gegenüber einer schwangeren Frau und von Müttern bis zum Ablauf von vier Monaten nach der Entbindung ist grundsätzlich unzulässig, wenn dem/der ArbeitgeberIn zum Zeitpunkt der Kündigung die Schwangerschaft oder Entbindung bekannt war oder innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung mitgeteilt wird. Nur in bestimmten Ausnahmefällen ist die Kündigung einer Schwangeren/Frau in Mutterschutz – mit vorheriger Zustimmung der zuständigen Behörde – zulässig. Eine entgegen dem Kündigungsverbot erklärte Kündigung ist nichtig.
- ArbeitnehmerInnen in Eltern- oder Pflegezeit
Dieselben Grundsätze wie bei Schwangeren und Müttern bis zur vier Monaten nach der Geburt gelten im Wesentlichen auch für ArbeitnehmerInnen in Elternzeit. Auch während der Elternzeit darf nur in besonderen Fällen ausnahmsweise gekündigt werden. Vor Ausspruch der Kündigung ist die Zulässigerkärung der Kündigung bei der zuständigen Behörde einzuholen. Die Behörde prüft, ob ein besonderer Ausnahmefall vorliegt, der die Zulässigkeit der Kündigung rechtfertig. Ein solcher Ausnahmefall dürfte regelmäßig im Falle einer dauerhaften Betriebsstilllegung gegeben sein.
- Schwerbehinderte ArbeitnehmerInnen
Sofern ein/eine ArbeitnehmerIn mit einer Schwerbehinderung gekündigt werden soll, müssen ArbeitgeberInnen vor Ausspruch der Kündigung die Zustimmung des Integrationsamtes einholen. Die Missachtung dieses Erfordernisses hat zur Folge, dass die ausgesprochene Kündigung nichtig ist. Sofern eine Schwerbehindertenvertretung existiert, muss diese ebenfalls mit einbezogen werden.
Bei der Kündigung von ArbeitnehmerInnen, die Sonderkündigungsschutz genießen, können schnell kleinere und größere Fehler passieren. Die gesetzlichen Regelungen sind mitunter sehr speziell und nicht immer nur in einem Gesetzestext allein zu finden. Nicht selten führen Fehler zur Unwirksamkeit der entsprechenden Kündigung. Eine kostenmehrende „Nachkündigung“ wäre die Folge. Hier ist dringend zu empfehlen, vor der geplanten Kündigung eine anwaltliche Beratung einzuholen.
Fehler #4 – Fehlende Betriebsratsanhörung
Sofern ein Betriebsrat im Betrieb vorhanden ist, ist dieser vor dem Ausspruch jeder Kündigung anzuhören. Dies gilt selbstverständlich auch für Kündigungen während der Probezeit.
Eine Kündigung, die ohne Anhörung des Betriebsrat ausgesprochen wird, ist unwirksam (§102 Abs. 1 S. 3 BetrVG). Ein „Heilung“ der Unwirksamkeit durch Nachholung der Anhörung ist nicht möglich. Die Kündigung muss vielmehr erneut ausgesprochen werden, nachdem der Betriebsrat ordnungsgemäß beteiligt wurde.
Nach Einreichung der Anhörung für eine ordentliche Kündigung hat der Betriebsrat eine Woche Zeit, zu dieser Stellung zu nehmen. Sofern er Bedenken gegen die ordentliche Kündigung hat, muss er diese dem/der ArbeitgeberIn innerhalb der Wochenfrist schriftlich mitteilen. Äußert sich der Betriebsrat innerhalb dieser Frist nicht, gilt seine Zustimmung zur geplanten Kündigung als erteilt.
Der/die ArbeitgeberIn darf die Kündigung grundsätzlich erst nach Ablauf der Wochenfrist aussprechen. Ausnahmsweise kann die Kündigung früher ausgesprochen werden, wenn der der Betriebsrat bereits vor Ablauf der Wochenfrist eine abschließende Stellungnahme abgegeben hat. Ob die Stellungnahme abschließend ist, lässt sich mitunter nicht immer eindeutig feststellen. Bspw. dann, wenn sich der Betriebsrat vor Ablauf der Frist nicht endgültig festlegen will. Auch die Rückmeldung durch den Betriebsrat, dass er die Kündigung „zur Kenntnis genommen“ hat, reicht im Zweifel nicht für eine abschließende Stellungnahme bzw. Zustimmung zur Kündigung aus, es sei denn, dass dieses Vorgehen der gängigen Praxis im jeweiligen Betrieb entspricht. Hier sollte in Zweifelsfälle die Wochenfrist abgewartet werden, denn eine vor Abschluss des Anhörungsverfahrens ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.
Zudem kann der Betriebsrat der geplanten ordentlichen Kündigung innerhalb einer Woche widersprechen, wenn
- der/die ArbeitgeberIn bei der Sozialauswahl soziale Gesichtspunkte nicht oder nur unzureichend berücksichtigt hat,
- die Kündigung gegen eine Richtlinie nach § 95 BetrVG verstößt,
- der/die zu kündigende ArbeitnehmerIn an einem anderen Arbeitsplatz im selben Betrieb oder in einem anderen Betrieb des Unternehmens weiterbeschäftigt werden kann,
- die Weiterbeschäftigung nach zumutbaren Umschulungs- oder Fortbildungsmaßnahmen möglich ist oder
- eine Weiterbeschäftigung unter geänderten Vertragsbedingungen möglich ist und der/der ArbeitnehmerIn sein Einverständnis hiermit erklärt hat.
Ein ordnungsgemäß erhobener Widerspruch seitens des Betriebsrats hat jedoch nicht zur Folge, dass die ordentliche Kündigung unterbleiben muss. Die Kündigung darf ausgesprochen werden; der/die ArbeitgeberIn muss aber eine Abschrift der Stellungnahme des Betriebsrats zusammen mit der Kündigung an den/die ArbeitnehmerIn übermitteln.
ArbeitgeberInnen müssen dem Betriebsrat selbstverständlich den Kündigungsgrund mitteilen, damit dieser die Kündigung seinerseits prüfen kann. Dabei darf der/die ArbeitgeberIn aber selbst darüber befinden, auf welche Tatsachen bzw. Umstände die Kündigungsabsicht gestützt wird. Die Kündigung ist damit nicht schon deshalb unwirksam, weil dem Betriebsrat nicht alle in Betracht kommenden Kündigungsumstände mitgeteilt wurden. Hier ist allerdings zu beachten, dass die dem Betriebsrat nicht mitgeteilten Kündigungstatsachen in einem späteren Kündigungsrechtsstreit nicht gewürdigt werden können. Der/die Arbeitgeberin darf sich nämlich nur auf solche Tatsachen berufen, die dem Betriebsrat auch mitgeteilt wurden. Ein Nachschieben von Tatsachen oder ein „Nachholen“ der Anhörung des Betriebsrats ist nicht möglich. Dementsprechend spielen bei der Entscheidung über Umfang und der Detailtiefe der mitzuteilenden Kündigungsgründe taktische Erwägungen eine maßgebliche Rolle.
Die ordnungsgemäße Betriebsratsanhörung ist ein wesentlicher Baustein für die Wirksamkeit der auszusprechenden Kündigung. Fehler führen auch hier immer wieder zu kostenmehrenden Wiederholungen des Anhörungsverfahrens. Eine gute Vorbereitung und die frühzeitige Inanspruchnahme einer anwaltlichen Beratung ist auch insoweit zu empfehlen.
Fehler #5 – Fehlerhafte Form der Kündigung
Die Kündigung bedarf zwingend der Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Das heißt, eine Kündigung per SMS, Telefax oder E-Mail ist nicht ausreichend! In der Praxis wird häufig mittels E-Mail gekündigt – eine solche Kündigung ist jedoch unwirksam und beendet das entsprechende Arbeitsverhältnis nicht.
Das Kündigungsschreiben muss von einer (oder mehreren) vertretungsberechtigten Person/en eigenhändig unterzeichnet und an die zu kündigende Person im Original übergeben werden. Sollte nur eine Kopie des Kündigungsschreibens übergeben werden, ist die Kündigung unwirksam.
Für die Wirksamkeit der Kündigung ist es grundsätzlich unerheblich, ob die Kündigungsgründe im Kündigungsschreiben benannt werden. Der/die ArbeitgeberIn muss im Kündigungsschreiben nicht angeben, ob es sich um eine betriebsbedingte, personenbedingte oder verhaltensbedingte Kündigung handelt (Ausnahme u.a.: § 17 Abs. 2 MuSchG). Sofern es keine gesetzliche, tarifvertragliche oder individualvertragliche Verpflichtung gibt, Kündigungsgründe zu benennen, sollte von der Mitteilung im Kündigungsschreiben abgesehen werden.
Fehler #6 – Kein Zugang der Kündigung
Die Kündigung muss dem/der EmpfängerIn im Original zugehen, denn erst mit Zugang wird die Kündigung wirksam. Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn der/die ArbeitgeberIn muss in streitigen Fällen im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens beweisen, dass die Kündigung dem/der ArbeitnehemerIn im Original an einem bestimmten Datum zugegangen ist.
Was so simpel klingt, bereitet in der Praxis doch immer wieder Probleme und führt dazu, dass die Kündigung häufig erst später, als geplant, zugeht. Im schlechtesten Falle kann der/die ArbeitgeberIn den Zugang gar nicht – auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt – nachweisen. Aus Arbeitgebersicht sollte daher darauf geachtet werden, dass der genaue Zeitpunkt der Übergabe/des Zugangs dokumentiert wird. Idealerweise findet eine persönliche Übergabe (bspw. durch den Geschäftsführer) in Anwesenheit eines geeigneten Zeugen im Betrieb statt. Am sichersten ist es, sich den Erhalt des Kündigungsschreibens auf einem zweiten Exemplar unmittelbar bei Übergabe durch Unterschrift des/der Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin bestätigen zu lassen.
Beispiel:
Bei einer geplanten Kündigung zu Ende Mai mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende muss die Kündigung bis spätestens zum 30.04.2022 zugehen, um das Arbeitsverhältnis zum 31.05.2022 zu beenden. Auch wenn der geplante Zugang am Monatsende auf ein Wochenende (wie hier der 30.04.2022 auf einen Samstag) oder einen Feiertag fällt, muss die Kündigung spätestens an diesem Tag zugehen. Sofern die persönliche Übergabe der Kündigung nicht möglich ist, sollte sie durch einen zuverlässigen Boten / Kurier übergeben werden, der Zeitpunkt und Art des Zugangs (bspw. Übergabe oder Einwurf in den Briefkasten) genau dokumentiert. Die Übersendung mittels „normalen“ Brief sollte aus Beweiszwecken vermieden werden!
Auch bei der Übermittlung des Kündigungsschreibens passieren immer wieder Fehler mit der Konsequenz, dass in einem Kündigungsschutzverfahren der Zugang der Kündigung auf Arbeitgeberseite nicht bewiesen werden kann. Soweit auf Arbeitgeberseite der Zugang der Kündigung nicht nachgewiesen werden kann, entfaltet diese damit keine Wirkung. Eine erneute, kostenmehrenden Kündigung wäre die Konsequenz.
Vermeiden Sie auch hier kostspielige und zeitverzögernde Fehler durch die frühzeitige Inanspruchnahme einer anwaltlichen Beratung.
Fehler #7 – Zu kurze Kündigungsfrist
Eine ordentliche Kündigung ist grundsätzlich an die Einhaltung einer bestimmten Kündigungsfrist gebunden. Das Arbeitsverhältnis endet damit nicht sofort, sondern erst nach Ablauf dieser Frist. Die Länge der Kündigungsfrist ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder aus dem Gesetz (§ 622 BGB).
Der genaue Beendigungszeitpunkt muss im Kündigungsschreiben nicht zwingenderweise angegeben werden, soweit hinreichend deutlich wird, dass das Arbeitsverhältnis zum nächst zulässigen Termin enden soll. Das vorliegende Kündigungsmuster ist mit der Formulierung „zum nächst zulässigen Zeitpunkt“ hinreichend bestimmt, wenn dem/der ArbeitnehmerIn die Kündigungsfrist bekannt ist oder ohne umfassende Ermittlungen in Erfahrung gebracht werden könnte. Die hier gewählte Formulierung macht deutlich, dass der/die ArbeitgeberIn eine schnellst möglichst Beendigung avisiert. Die Kündigung könnte daher grundsätzlich auch bei einer zu kurz berechneten Kündigungsfrist in eine fristgemäße Kündigung umgedeutet werden.
Auch wenn es sich hierbei um eine von der Rechtsprechung anerkannte gängige Formulierung für ein Kündigungsschreiben handelt, muss für jeden Einzelfall individuell geprüft werden, ob und inwieweit diese Formulierungen passend sind.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
